KSDAE

Amalia Meutia, M.Psi, Kepala Humas, Protokoler dan Promosi USU memaparkan materi tentang kehumasan

Medan, 20 Mei 2025. Peran kehumasan pada satu institusi sangat penting dan krusial, karena gambaran baik buruknya institusi termasuk pemerintah, merupakan cerminan  aktualisasi dari kehumasannya. Oleh karena itu Balai Besar KSDA Sumatera Utara terinspirasi untuk meningkatkan kapasitas jajarannya melalui kegiatan Rapat Koordinasi dan Penguatan Kehumasan Lingkup Balai Besar KSDA Sumatera Utara, pada Jumat (16/5) di ruang rapat Balai besar KSDA Sumatera Utara.

Kegiatan ini menampilkan narasumber praktisi kehumasan, yaitu Amalia Meutia, M.Psi. Kepala Humas, Protokoler dan Promosi Universitas Sumatera Utara (USU), dihadiri langsung Kepala Balai Besar KSDA Sumatera Utara Novita Kusuma Wardani, S.Hut., M.AP., M.Env., pejabat struktural lingkup Balai Besar KSDA Sumatera Utara serta seluruh pegawai baik melalui off-line maupun on-line.

Kepala Balai Besar KSDA Sumatera Utara berharap melalui peningkatan kapasitas ini akan memberi energi positif dalam peningkatan peran kehumasan Balai Besar KSDA Sumatera Utara agar lebih baik dan profesional lagi kedepannya. Narasumber Amalia Meutia dalam awal paparannya menerangkan peran strategis humas pemerintah tidak hanya berperan sebagai dokumenter tetapi juga penjaga narasi dan reputasi, sehingga harus berpikir strategis dan komunikatif yang mampu membaca situasi dan merancang strategi komunikasi sejak awal, memiliki kemampuan menyederhanakan pesan-pesan yang rumit dengan mengubah bahasa teknis (ilmiah) menjadi pesan yang bisa dipahami setiap orang serta menjadi perpanjangan tangan empati dimana humas tidak hanya menyampaikan data tetapi juga menyampaikan kepekaan dan kepedulian. Sederhananya menurut Amalia,  kompetensi humas itu krusial karena humas adalah wajah, suara dan penjaga kepercayaan publik.

Ada beberapa keterampilan teknis yang harus dimiliki oleh humas, diantaranya menulis siaran pers dan naskah narasi dengan jelas, lugas serta berdampak, kemudian berbicara dengan baik dan mengolah informasi menjadi konten visual berupa infografis, video pendek, reels atau tiktok instansi. 

“Humas bukan kerja individu, tapi kerja tim, untuk itu dibutuhkan kemampuan untuk menyusun rencana komunikasi tahunan dan agenda media, mengolah anggaran secara efisien dan berkoordinasi lintas bidang serta mitra ekternal (media, komunitas, stakeholder),” ujar Amalia.

Humas juga harus mampu mengolah krisis komunikasi, yaitu : peristiwa rumor atau informasi berasal dari internal dan eksternal, yang membawa pengaruh buruk terhadap reputasi dan dapat mengancam kelangsungan hidup atau keberadaan institusi

“Terhadap krisis perlu diingat bukan hanya benar atau salah, tapi seberapa besar dampaknya terhadap opini publik. Itu sebabnya penanganannya harus cepat, tepat dan strategis. Ketika krisis terjadi maka yang dilakukan adalah mengakui dan tidak menyangkalnya, memberi respon yang cepat dengan menggelar koferensi pers, serta jangan menutup diri ataupun bungkam sebaliknya melakukan komunikasi secara terbuka ” ujar Amalia mengakhiri paparannya.

Di sesi berikutnya, disajikan materi tentang Komunikasi Pelayanan Birokrasi, yang disampaikan Juliana I. Saragih, M.Psi., psikolog dan dosen USU. Juliana memaparkan komponen komunikasi yang efektif itu adalah 58 % bahasa tubuh, 35 % intonasi suara dan 7 % kata-kata. Dalam berkomunikasi yang perlu disiapkan : mengenali topik komunikasi (pembicaraan), menjabarkan isi topik tersebut, dan mengambil kesimpulan dari topik dimaksud.

Juliana I. Saragih, M.Psi. narasumber tentang Komunikasi Pelayanan Birokrasi 

Dibahas juga peran petugas birokrasi yang merupakan wajah birokrasi, penyalur informasi dan sebagai penghubung atau jembatan antara warga dengan pemerintah, sehingga perannya menjadi penting dalam pelayanan publik. Dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab tersebut harus memperhatikan prinsip : responsive (tanggap terhadap kebutuhan warga), transparan (prosedur dan aturan jelas), adil dan inklusif (tidak diskriminatif), professional (sopan, sabar, prosedural) dan akuntabel (bertanggung jawab penuh).

Tantangan pelayanan yang akan dihadapi di lapangan adanya keterbatasan pemahaman dimana warga belum paham birokrasi, sikap penolakan berupa resistensi terhadap peraturan baru, akses yang terbatas sebagai konsekwensi dari wilayah terpencil dan budaya lokal, serta ekspektasi yang tidak sesuai karena masyarakat menginginkan di luar aturan.

Simulasi komunikasi pelayanan birokrasi

Untuk mendapatkan gambaran tentang komunikasi pelayanan birokrasi, dilakukan juga simulasi yang diperankan langsung oleh sesama pegawai bagaimana memberi pelayanan informasi kepada warga yang membutuhkan, dengan memperhatikan prinsip-prinsip kesopanan, etika dan humanis. Melalui simulasi tersebut diharapkan menjadi referensi dalam menerapkan pelayanan birokrasi sehari-hari.

Kegiatan Rapat Koordinasi dan Penguatan Kehumasan lingkup Balai Besar KSDA Sumatera Utara berakhir sudah, namun ada keinginan besar yang diharapkan dari pertemuan ini, yaitu tindak lanjut dan aplikasinya di lapangan dalam menata serta merawat  kehumasan Balai Besar KSDA Sumatera Utara agar lebih baik serta profesional. Semoga saja ini dapat diwujudkan.

Sumber : Evansus Renandi Manalu (Analis Tata Usaha) – Balai Besar KSDA Sumatera Utara